Achats, la recherche de l’efficacité économique

Chaque année depuis 2012, une stratégie d’achats est définie : elle constitue la feuille de route pour le Département achats en cohérence avec les objectifs de réduction des dépenses de 15% sur trois ans.

Au fur et à mesure des prévisions de renouvellement de marchés avec les fournisseurs ou des connaissances d’un nouveau besoin, les acheteurs et les directions clientes reconsidèrent les besoins pour les adapter aux nouvelles attentes. L’évaluation des besoins constitue l’étape privilégiée pour mettre en œuvre efficacement les leviers sources d’économie.
Chaque année, des thèmes de travail sont retenus en concertation avec les acheteurs en fonction des dates de renouvellements de leurs marchés et des gains financiers et/ ou organisationnels prévisibles.

Deux revues de performances ont été organisées en 2016 pour faire un point financier sur les segments d’acquisitions pour lesquels des économies sont attendues.
Ces revues sont aussi un lieu d’échange avec les représentants des directions métiers, les directions support et le département Contrôle de gestion/budget sur la constitution et l’évolution des coûts.

En 2016, une économie de plus 160 000 € a été réalisée sur les postes d’achats suivants :
• Papier,
• Fournitures du bureau,
• Enveloppes et pochettes,
• Location de matériel.

Parallèlement, 2016 a vu l’évolution de l’outil de suivi des commandes et des factures Picsou (Pilotage interactif commandes, suivi, ordonnancements, unifiés) et le développement des commandes en ligne sur les portails des fournisseurs pour les fournitures administratives et médicales. Ces deux initiatives inscrivent le département Achats dans une logique de poursuite de modernisation des outils et dématérialisation des circuits.

En 2016, le service Commandes et factures a établi 1 974 commandes et ordonnancé 6 217 factures.

Une solution innovante a également été mise en œuvre pour la gestion de l’inventaire physique : elle repose sur une dématérialisation des échanges d’information entre les référents « inventaire », détenteurs de tablettes et le département Achat gestionnaire de l’application pour assurer la gestion.

L’activité liée aux marchés est retracée dans l’annexe : Les marchés passés en 2016.